弊社にお電話をいただくと、以下のメッセージが流れるように留守番電話設定をしており、リアルタイムでのお電話対応を停止させていただいております。
はい、シマダ機工です。現在お電話での対応を停止しております。infoアドレスへのメール、またはファックス0568793659へご用件をお願いいたします。この電話への録音メッセージは定期的に確認しておりますので、ご用件を残されるかたは2分までで録音をお願いいたします。
留守電の録音メッセージは朝イチ、10時、13時、15時、帰るとき、および随時、で確認するようにしています。
ご用件に応じてこちらから折り返しをさせていただくか、文書連絡をさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
こちらは以前より文書連絡主義ということを [お取引ガイドライン] に掲載させていただきメールなどでもご連絡差し上げていますが、お電話でのご連絡が多く対応が難しくなってきましたので思い切ってお電話での対応を停止させていただきました。
ご連絡方法について
文書連絡主義
- 弊社は以下の理由により [文書連絡主義] を採用しています。ごく簡単な用件や緊急用件以外は電子メールやFAX、郵送などの [文書] によるご連絡をお願いいたします。弊社も文書による連絡は、すべて文書による回答をいたします。
- 文書は証拠、準拠になります。 口頭でのやり取りは言った言わないの確認が難しいです。弊社では電話もすべて録音しておりますが、準拠にするには文書が合理的です。弊社ではすべての文書が電子化されてサーバに永久保管され、いつでも取り出せて過去の話題でも確認できます。
- 文書は見れば分かります。 百聞は一見に如かずです。 電話のほうが早いように思えるかもしれませんが、聞くより見たほうが伝達が正確で早いです。 文書や図面になっているものを言葉に変換して話し、それを聞いて文書や図面に再構築すると情報が劣化します。 もし文書だけでは不足と感じ、言葉による説明が追加で必要であるとお考えの場合は、その説明を文書に書き加えて、見れば分かるようにしたほうが効率的です。
- 文書は転送が容易です。 文書であれば、しかるべき担当者や経営者に即座に100%そのままの内容が通知されます。 経営者が文書にコメントを書き加えて、担当者に文書で指示を出すこともできます。担当者が不在の場合でも、文書であれば他の担当者が代わって処理することができます。 電話による伝達では、これが伝言ゲームになって最後の人は著しく劣化した情報を受け取ることになります。
- 文書はリアルタイム性を要求されません。 電話は2人以上の人がそろってリアルタイムに電話していなければいけません。話題の重要度に関係なしに、緊急性を必要とする行動です。 電話をかける側に資料が揃っていて話す準備ができていても、電話をかけられる側は通常はほかの優先事項を行っていて電話の準備はできておらず、電話の最中には資料を集める事ができないため即答できない事項はあとから折り返して電話せざるを得ません。 追加の話題が出た場合はそれをお互いに繰り返すことになります。 文書連絡であればリアルタイムに応答する必要は無く、お互いがすでに持っている優先事項に割り込むことがありません。 電話で即答するよりも考えや資料がまとまった状態で文書化して連絡されるので、より良い検討結果が得られます。休日などに連絡発信だけしておいて、回答は休日明けで良い場合にも適しています。
電子メールでのご連絡
- 弊社への業務上のご連絡は電子メールが第1推奨です。
- 宛先は info ＠ shimadakiko.com のメールアドレス宛に送信をお願いいたします。
- こちらのアドレスへのメールは経営者も含めてシマダ機工の全員のメールボックスに同時配信されるため、電話で連絡するよりも早く、確実に連絡ができます。
- メールを受け取ったかの、お電話での確認はご不要です。
- 業務連絡、緊急連絡、不具合情報、CADファイルの送付など、すべての用途にお使いください。
- 弊社代表取締役のyoshiaki ＠ shimadakiko.comへのメールは社員と共有されないため、外出等の理由で返信が1日〜3日程度遅れる場合があります。
FAXでのご連絡
- FAXでの弊社へのご連絡は第2推奨です。
- FAXによるご連絡は、上記の info ＠ shimadakiko.com の電子メールへ電子化されて転送されるため、社員全員に同時配信されます。
- FAXのほうが使い勝手が良いお客さまの場合、簡単なご連絡、図面の送信などはFAXでのご連絡で結構です。
郵送でのご連絡
- 図面の原本の送付、小切手、手形などは郵送でご送付ください。
お電話でのご連絡
- 上記の文書連絡ではなく、お電話でのご連絡が必要な場合は 8時30分から12時00分 13時00分から17時15分 の範囲内でお願いいたします。
- 以下の弊社カレンダーで稼働日となっている日に、ご連絡をお願いいたします。
- 弊社代表取締役の携帯電話へのご連絡は、緊急時、個人的な用件を除いては、お受けいたしません。
ChatWorkでのご連絡
- 別チャンネルとしてChatWorkも利用しておりますのでお使いのかたはこちらも便利だと思います。
- 外注さま、お客さまの担当者のかたとライトに連絡をとるのに使用しています。
- ChatWorkでのビデオ会議にも対応しています。
- SlackおよびZoomも使用しておりますが、あまりチャンネルを開きすぎると通知が多すぎて大変なのでこちらのチャンネルは非オープンです。
